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ペーパーレスになるメリットがあるWeb会議

 誰かと打ち合わせする時には、たいてい紙の資料が使われます。
例えば取引先のオフィスに訪問して、打ち合わせするケースはよくあります。
時には、取引先の担当者に対して自社サービスをアピールする事もあります。
状況によっては商談するケースもありますが、その際に紙の資料が使われる訳です。
なぜなら商談の際には、担当者に対してデータなどを提示する必要があります。
口頭でのやり取りには限界がありますから、紙媒体の資料を提示するのが一般的です。
何も取引先との打ち合わせだけではありません。
社内でミーティングをする時にも、よく紙の資料が使われます。
しかし紙の資料が多いと、色々煩雑な状態になってしまいます。
まして紙の資料を紛失してしまうと、トラブルにもなりかねません。
その点Web会議というシステムは、とても便利です。

 Web会議のシステムでは、基本的には紙媒体の資料などは使用しません。
紙の資料を使わなくても、電子データだけで十分やり取りできるからです。
そもそも紙媒体の資料にしても、結局は電子データから作られています。
商品説明の資料にしても、プレゼンテーション用のソフトで作成されている訳です。
つまりプレゼンテーション用のデータさえあれば、商談もできる状態になります。
ところで会議システムには、アップロードの機能があります。
プレゼンテーション用のデータにしても、会議システムでアップロードする事は可能です。
一旦アップロードすれば、参加者にデータを開いてもらう事もできます。
という事は、紙の資料を使わなくてもミーティングできるようになる訳です。
いわゆるペーパーレスの会議が実現できます。

 ペーパーレスの状態にするのは、様々なメリットがあります。
紙の資料を使わないのは、安全度も高まる傾向があります。
それが使われない以上、誰かが資料を紛失してしまう事もありません。
セキュリティー性を考慮すると、ペーパーレスの状態の方が安全です。
それと紙の資料を作成するにしても、コストがかかります。
印刷コストも軽視できませんが、Web会議のシステムを構築しておけば、わざわざ印刷物を作る必要もありません。
印刷コストも節約できる訳です。
そもそもテーブルの上に多数の紙の資料があると、やや煩雑な状態になってしまいます。
しかしWeb会議のシステムなら、わざわざ紙媒体の資料も使いませんから、煩雑な状態になる事もありません。
その「ペーパーレスの会議」が実現できる点にメリットを感じて、Web会議のシステムを導入している企業は多いです。

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